Microsoft Office Groove 2007 vs. SharePoint

Jag hade äran att tillsammans med 15 andra nördar tillbringa en heldag i den soliga Barcelona för att låsa in oss i ett rum och lyssna på Matt Shannon, Senior Product Manager för Microsoft Office Groove 2007. I denna blogg försöker jag belysa Microsoft Office Groove 2007 (hädanefter kallas Groove), dess användningsområde och hur det hänger ihop med Microsoft SharePoint Portal Server 2007 (MOSS 2007) och Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0).

I en organisation där information är av vital betydelse, är det ytterst viktigt att information är alltid uppdaterad och aktuell. Organisationer och företag försöker även att strukturera information och göra de tillgängligt för beslutfattare, projektmedlemmar och kunder. Medan det gamla sättet att dela av sig av dokument, dvs. genom skapandet av filstruktur och rättigheter skapar en del icke önskvärd och statisk tillvaro, erbjuder Groove på ett helt dynamiskt och välstrukturerat sätt att jobba.

Groove är inkluderat i Microsoft Office 2007 Enterprise Edition och går även att skaffa separat. Microsoft rekommenderar mellan 2 till 30 samtidiga användare för varje arbetsyta (Workspace) i Groove. Okej låt mig belysa detta med ett litet scenario:

Företag X startar ett projekt för att driftsätta en ny produktionsmiljö för en påhittad kund. I projektet utses Kalle som projektledare. Kalle Skapar en arbetsyta för projektet och bjuder in alla projektmedlemmar till Groove genom att skicka inbjudan via Outlook. Kalle blir då ägare (manager) av arbetsytan och kommer således vara enda individen som kan ta bort den. Alla övriga dödliga projektmedlemmar blir då antingen deltagare (participan) eller gäst (Guest).

Alla filer sparas lokalt på varje klient och all innehåll krypteras och dekrypteras med en kryptonyckel på 2048 bitar. På detta sätt har företaget säkrat upp information, snabbt kopplat ihop alla projektmedlemmar till samma arbetsyta och gjort information tillgängligt både ”Offline” och ”Online”. Kalle kan även då bjuda in externa kunder att ta del av information, utan att för den delen behöva registrera de på nätverket som användare och utan att ge de NTFS-rättigheter eller VPN-access. Känsliga dokument slipper bli utväxlade via mail.

Grooves begränsningar, SharePointsstyrka

Groove har begränsade möjligheter vid konflikthantering, då två personer modifierar samma dokument samtidigt. Det finns inget sätt att checka ut och checka in dokument. Vid ett sådant scenario sparas två kopior av samma dokument märkta med användarnas alias. Groove saknar även möjligheter att publicera dokumenten för större skara av individer eller avdelningar inom organisationen. Långtidslagring och flödeskontrollen är ej tillgängliga i Groove, det är här som WSS 3.o eller MOSS 2007 kommer in i bilden. Med ett inbyggt verktyg som heter SharePoint Files, kan användare publicera delar eller hela arbetsytan till MOSS eller WSS dokument bibliotek. Innehållet kommer då att vara sökbart och lättillgängligt för alla på intranätet eller extranätet.

För mer information om Groove kolla länkarna nedan:
Microsoft Office Groove 2007
http://office.microsoft.com/groove

www.microsoft.com/office/groove11

Groove 2007 Developer Portal på MSDN
http://msdn.microsoft.com/groove

Microsoft Office Groove Server TechCenter
http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/office/grooveserver

Grooves Blog
http://blogs.technet.com/groove

SharePoints white papers
http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=82555&clcid=0x409